Làm sao để có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn?

No comments

Sau khi nghiên cứu và thử nghiệm nhiều cách tối ưu hoá thời gian, tôi thấy phương pháp Pomodoro có vẻ như là hiệu quả nhất.
Ngày nay, dường như ai cũng than phiền rằng mình thiếu thời gian. Trong khi đó, không phải ai cũng biết sử dụng thời gian hiệu quả. Tôi luôn cảm thấy thiếu thời gian. Học lấy hai bằng Tiến sĩ, nghiên cứu, và làm việc part-time đã chiếm gần hết các ngày trong tuần, chưa kể tôi còn cần dành thời gian cho gia đình, bạn bè, viết blog, đọc sách, du lịch… Nếu không quản lý thời gian tốt và làm việc có hiệu suất cao, cuộc sống của tôi sẽ rối lên chỉ trong 2-3 ngày. Khi học Đại học, tôi từng là bậc thầy của việc trì hoãn (procrastination), luôn dùi gắng đợi đến ngày cuối cùng mới cuống lên làm để kịp nộp bài vào phút chót. Nhưng vài năm gần đây, cùng với vệc đối mặt với nhiều công việc quan trọng hơn, cần trách nhiệm cao hơn, tôi thực sự không thể tiếp tục trì hoãn nữa.

Sau một thời gian dài nghiên cứu và thử nghiệm các phương pháp, tôi rút ra một số bài học để tăng tập trung và hiệu suất công việc. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu tới bạn đọc 5 điểm cốt lõi để làm việc hiệu quả, mà tôi tạm gọi tắt là P2JR2. Cuối bài, tôi sẽ chia sẻ một công cụ tôi đang sử dụng để làm việc, kèm theo hình minh hoạ và hướng dẫn cụ thể.

1. Lập kế hoạch (Plan)

Trong các tài liệu về nâng cao hiệu suất làm việc, lập kế hoạch thường được cho là: liệt kê những đầu việc cần phải làm, sắp xếp theo thời gian cần để thực hiện và hạn chót để hoàn thành công việc. Mặc dù tất cả những điều này đều đúng và cần thiết, tôi cho rằng nó chưa đủ để thực sự khiến con người có động lực làm việc. Nhiều người đã dừng lại ở ngay chính bước đầu tiên này vì sau khi liệt kê ra quá nhiều đầu việc, họ cảm thấy áp lực, không biết nên bắt đầu từ đâu. Vì vậy, tôi muốn bổ sung thêm một số điểm để đưa việc lập kế hoạch này vào thực tế:

Hiểu “thời gian vàng” của mình. Mỗi người đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Có người làm việc tốt nhất vào sáng sớm, có người lại vào tối khuya, có người chỉ làm được trong giờ hành chính … Thời gian vàng của bạn là gì? Đây là câu hỏi rất quan trọng vì một khi bạn biết được thời gian làm việc tốt nhất của mình, bạn sẽ cố gắng hết sức để “bảo vệ” nó. Thời gian vàng của tôi là vào buổi sáng, từ 9-11:30. Trong khoảng thời gian này, tôi hầu như không hẹn gặp ai, không lấy lớp học, hạn chế nói chuyện, và luôn để điện thoại ở chế độ im lặng. Tất cả những đầu việc quan trọng nhất đều được tôi lên lịch xoay quanh khoảng thời gian này. Vậy, trước khi bạn lập kế hoạch, hãy tự hỏi mình đâu là thời gian vàng trong ngày.
Chuẩn bị môi trường làm việc tốt nhất. Tôi thường dành ra 5-10 phút trong lịch trình làm việc vào cuối ngày hôm trước, để chuẩn bị môi trường làm việc cho ngày hôm sau. Cá nhân tôi không thể làm việc tập trung trong môi trường bừa bộn, nhiều đồ đạc, giấy tờ…nên tôi phải luôn chắc chắn khi rời bàn làm việc, tôi chỉ để lại 1 laptop, 1 sổ ghi chép, và 1 bút máy để sẵn sàng cho ngày mai. Nhưng nhiều người có thể làm việc trong môi trường bừa bộn, có người thích làm việc ở nhà, có người chỉ làm việc được nơi công cộng, có người cần phải nghe nhạc khi làm, có người cần phải yên tĩnh… Nếu bạn biết được sở thích làm việc của mình, bạn có thể sắp xếp thời gian chuẩn bị môi trường tốt nhất trước khi bắt tay làm việc.
Không quá 5 đầu việc/ngày. Khoa học và thực tế đã chứng minh, bộ não con người chỉ tập trung được trong một vài giờ đồng hồ liên tục. Vì vậy, ta chỉ nên đặt mục tiêu 3-5 đầu việc/ngày để không bị quá tải. Đây là những đầu việc quan trọng, cần tập trung cao độ. Những việc nhỏ hoặc việc không cần tập trung cao như mua sắm, nấu ăn, quét nhà… không thuộc nhóm này.
Chia nhỏ đầu việc. Đối với công việc lớn, việc chia nhỏ đầu việc là rất quan trọng để đặt mục tiêu hợp lý và tạo động lực thường xuyên để hoàn thành công việc. Ví dụ nếu chỉ đặt một đầu việc lớn là “xây nhà”, ta rất dễ ngợp với hàng núi việc kèm theo đó. Tuy nhiên, nếu chia ra các đầu việc nhỏ như “chọn gạch”, “xây móng”, “lát nền”…và đặt thời hạn hoàn thành riêng cho từng đầu việc nhỏ, ta sẽ cảm thấy đỡ lo lắng và có động lực hơn mỗi khi hoàn thành xong một phần việc.
2. Dành ưu tiên (Prioritize)

Đây là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả. Dù cho bạn có lập kế hoạch tốt và làm việc chăm chỉ đến đâu, nếu không dành ưu tiên cho những việc quan trọng thì kết quả làm việc vẫn sẽ thấp. Cá nhân tôi từng gặp rất nhiều khó khăn khi chọn việc ưu tiên vì tôi thường ôm đồm quá nhiều thứ, trong khi đó lại tránh né những việc khó với suy nghĩ “dễ trước, khó sau”, dẫn đến trì hoãn từ việc này sang việc khác. Để khắc phục tình trạng này, tôi thường đặt câu hỏi: “Đây là việc tôi cần làm hay việc tôithích làm?” Thông thường, “việc cần làm” thường khó khăn, khô khan, nhưng quan trọng và cần kíp hơn. Ưu tiên “việc cần làm” trước và để “việc thích làm” sau không những giảm nguy cơ trì hoãn mà còn có thể tạo động lực làm việc. Ví dụ, sáng nay, tôi cần hoàn thành một bản báo cáo cho dự án nghiên cứu (nhiều số má, từ ngữ học thuật, tương đối khô khan), mặc dù tôi rất thích viết blog, tôi vẫn phải ưu tiên làm báo cáo trước vì nó quan trọng hơn và cần kíp hơn. Tôi để việc viết blog lại cuối ngày như một “phần thưởng” sau khi đã hoàn thành bản báo cáo và các công việccần khác trong ngày.

3. Bắt tay làm việc (Just do it!)

Sau một thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch, dành ưu tiên, và (có thể cả) trì hoãn, bạn cũng sẽ tới lúc phải bắt tay làm việc. Nhưng đây cũng là giai đoạn khó khăn nhất. Làm sao để làm việc tập trung và hiệu quả? Làm sao để không xao nhãng vào internet, mạng xã hội, điện thoại, chuyện trò? Làm sao để không cảm thấy nhàm chán và có động lực làm đến hết đầu việc đề ra?

Sau khi nghiên cứu và thử nghiệm nhiều cách tối ưu hoá thời gian, tôi thấy phương pháp Pomodoro có vẻ như là hiệu quả nhất. Pomodoro tiếng Ý có nghĩa là “cà chua”, tên này được đặt theo loại đồng hồ hình cà chua mà Francesco Cirillo, người sáng lập ra Pomodoro sử dụng để theo dõi thời gian làm việc. Theo phương pháp Pomodoro, ta chia nhỏ thời gian làm việc ra từng chu kỳ nhỏ trong 25 phút (1 Pomodoro) và giữa mỗi chu kỳ lại nghỉ 5 phút. Cụ thể, khi tôi ngồi vào bàn làm việc, tôi sẽ bấm thời gian đúng 25 phút và làm việc tập trung cao độ trong 25 phút đó. Hết giờ, đồng hồ reo, tôi sẽ nghỉ 5 phút làm việc tuỳ thích. Hết giờ nghỉ, tôi sẽ quay lại làm và bấm thời gian 25 phút tiếp theo.

Có rất nhiều ứng dụng điện thoại và phần mềm mô phỏng theo Pomodoro. Bạn cũng có thể tham khảo thêm về phương pháp này ở nhiều nguồn. Tuy nhiên, có 2 điểm tôi muốn lưu ý: (1) trong 25 phút Pomodoro, nên để điện thoại ở chế độ “máy bay” (airplane mode) hoặc “không làm phiền” (do not disturb), nếu cần có thể ngắt wifi để hạn chế tối đa các yếu tố gây mất tập trung, (2) trong 5 phút nghỉ, không nên đọc tin tức, nghe điện thoại, hay xem mạng xã hội để hạn chế việc đầu óc liên tục phải xử lý thông tin, thay vào đó có thể tập thể dục nhẹ, tưới cây, uống nước, đi bộ… Đôi khi, nếu đang trên đà làm việc, tôi có thể làm 2 Pomodoro liên tục không nghỉ 5 phút giữa chừng, nhưng tôi hạn chế không làm quá 3 Pomodoro liên tục.

4. Tự đánh giá (Review)

Điểm quan trọng (mà thường bị bỏ qua) trong lộ trình làm việc là tự đánh giá hiệu suất của bản thân. Tự đánh giá giúp ta nhìn nhận lại ngày làm việc của mình, sắp xếp việc chưa làm được hôm nay, và rút ra bài học để ngày mai làm việc tốt hơn. Tôi thường tự đánh giá công việc vào cuối ngày và cuối tuần. Đánh giá này không cần quá nặng nề, có thể chỉ là một vài gạch đầu dòng về việc định làm nhưng chưa hoàn thành được trong ngày/tuần và ghi chú mang tính xây dựng (ví dụ, “chia nhỏ đầu việc hơn trong lần tới” hay “dành nhiều Pomodoro hơn cho việc này”) để hôm sau/tuần sau làm việc hiệu quả hơn.

5. Nghỉ ngơi (Rest)

Trong 3 năm qua, tôi thường làm việc 7 ngày trong tuần (trừ khi đi du lịch) và làm bất kể thời gian trong ngày. Nhưng bắt đầu từ năm nay, tôi nhận thấy làm việc không nghỉ dễ dẫn đến mệt mỏi, thiếu tập trung, và chất lượng công việc đi xuống. Vì vậy, hiện tôi cố gắng chỉ làm việc 5 ngày/tuần và chỉ làm việc đến 7 giờ tối, trừ những trường hợp đặc biệt cần “tăng ca”. Trong 2 ngày nghỉ và thời gian sau 7 giờ, tôi dành ra làm những việc mình thích hoặc hoàn toàn thư giãn, không làm gì cả. Sau nghỉ ngơi, tôi thường cảm thấy đầu óc minh mẫn hơn và có nhiều năng lượng tích cực hơn để làm việc tiếp. Có vẻ rất khó tin nhưng sự thật là trước đây tôi làm 7 ngày/tuần, hơn 12 tiếng/ngày mà vẫn cảm thấy không đủ thời gian, bao nhiêu kế hoạch cá nhân phải bỏ lại. Còn bây giờ tôi làm 5 ngày/tuần, 8-9 tiếng/ngày nhưng lại có thêm thời gian viết blog, đọc sách, tập yoga, đi bộ… Nếu tôi không quyết định dành thời gian nghỉ, có lẽ blog này không bao giờ được sinh ra :).

—

Công cụ làm việc của tôi

5 điểm (P2JR2) được liệt kê phía trên là những điều tôi tự học và rút ra trong quá trình nghiên cứu và thử nghiệm các phương pháp khác nhau. Tôi từng ghi chép hiệu suất làm việc trên giấy ghi nhớ, trên ứng dụng điện thoại, và trong sổ tay trong nhiều năm. Nhưng khoảng 3 tháng gần đây, tôi chuyển sang dùng một công cụ mới, có tên là Productivity Planner.

Đây là một cuốn sổ làm việc rất tối ưu, bao gồm đầy đủ các điểm: kế hoạch, ưu tiên, làm việc theo Pomodoro, và tự đánh giá. Quan trọng hơn, bạn không nhất thiết phải mua cuốn sổ này mà có thể tạo ra công cụ làm việc riêng, dựa trên thiết kế của Productivity Planner. Ngay cả người sáng lập Productivity Planner, Alex Ikonn, cũng chia sẻ rất kỹ lưỡng từng trang của cuốn sổ này để người xem/đọc có thể tự làm ở nhà. Trước khi mua cuốn sổ, tôi từng đánh máy lại một trang demo của Productivity Planner và in thành nhiều bản để làm thử nghiệm trong 1 tháng. Bạn hoàn toàn có thể làm tương tự. Lý do sau này tôi quyết định mua cuốn sổ chỉ đơn giản là vì thiết kế đẹp, đặt mua dễ dàng từ Mỹ, và tôi muốn ủng hộ cho công ty sáng tạo ra công cụ này.

Tiếp nối tinh thần chia sẻ của người sáng lập Productivity Planner, tôi cung cấp thông tin cụ thể dưới đây để bạn có thể tự làm ngay hôm nay. Nội dung cơ bản của cuốn sổ bao gồm:

1 trang “Kế hoạch đầu tuần” (Weekly planning): Trang này bao gồm 4 phần: (1) Liệt kê 5 việc quan trọng bậc nhất trong tuần, (2) Liệt kê 5 việc quan trọng bậc hai trong tuần (chỉ làm những việc này khi đã hoàn thành xong 5 việc đầu tiên), (3) những đầu việc khác (chỉ làm những việc này khi đã xong hết 10 việc trên), và (4) Cam kết cho tuần làm việc mới.
5 trang “Kế hoạch trong ngày”: 5 trang này đại diện cho 5 ngày làm việc trong tuần. Mỗi trang bắt đầu bằng một châm ngôn hay về công việc/cuộc sống. Tiếp đó là 5 phần: (1) Liệt kê 1 việc quan trọng bậc nhất trong ngày, (2) Liệt kê 2 việc quan trọng bậc hai trong ngày, (3) những đầu việc khác, (4) Ghi chú, và (5) Chấm điểm hiệu quả làm việc (productivity score). Bên cạnh mỗi đầu việc có 2 ô vuông để bạn ghi số Pomodoro mà mình dự định (target) và số Pomodoro thực tế (actual) cần để hoàn thành công việc. Cùng với đó là 5 ô tròn, mỗi ô ứng với 25 phút (1 Pomodoro) làm việc. (xem ảnh chụp phía dưới)
1 trang “Đánh giá cuối tuần” (Weekly review): Trang này bao gồm: (1) Thắng lợi trong tuần (weeky wins) ghi lại những việc đã làm được (dù là nhỏ nhất), (2) Những đầu việc chưa hoàn thành trong tuần, (3) Bài học rút ra trong tuần, và (4) Thay đổi gì nên làm để tuần sau làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ 2 trang “Kế hoạch trong ngày” của Productivity Planner
Như tôi đã viết, bạn hoàn toàn có thể học theo thiết kế của Productivity Planner và sử dụng lời khuyên của tôi (P2JR2) một cách phù hợp nhất cho nhu cầu của bản thân. Mỗi người đều có một phong cách làm việc riêng và không có công cụ hay phương pháp làm việc nào là hợp với tất cả. Cách duy nhất để định hình phong cách làm việc và tối ưu hoá năng suất là THỬ NGHIỆM. Thử tất cả các phương pháp, công cụ, và lời khuyên cho đến khi bạn tìm được mô hình thích hợp nhất với mình.