Những bí quyết giúp bạn tăng thêm thời gian cho một ngày

No comments

Mục đích của sử dụng các công cụ hỗ trợ làm cho nhiệm vụ của bạn dễ dàng hơn.
1. Nhận thức vấn đề

Bước đầu tiên để giải quyết một vấn đề đó là nhận thức được vấn đề đó. Điều này cũng đúng với việc quản lý thời gian. Có người nói với tôi họ không có thời gian cho những dự án quan trọng nhưng ngay sau đó họ lại hỏi tôi chương trình truyền hình nào đang hấp dẫn hay Facebook đang có tranh luận gì hot. Trước khi có thể quản lý tốt quỹ thời gian bạn phải trung thực thừa nhận rằng bạn đang sử dụng thời gian không đúng mục đích.

2. Lên kế hoạch

Hàng ngày và hàng tuần của tôi khá giống nhau nhưng tuần trước khi tôi quên không lập kế hoạch tôi đã gặp rất nhiều xáo trộn. Việc lên kế hoạch cho một ngày để nhận ra rằng bạn cần làm gì tiếp theo. Có thể đơn giản chỉ là liệt kê các việc cần làm:
• Lên một danh sách to-do-list rõ ràng
• Hoàn thành từng việc: ý tôi không phải là kết thúc mục tiêu mà là kết thúc một phần của công việc. Ví dụ nhé, mục tiêu của bạn là viết một cuốn sách thì kế hoạch mỗi ngày, mỗi tuần của bạn có thể là hoàn thành bản thảo chương này chương kia.
• Dừng việc gây sao nhãng: giúp bạn tập trung vào từng công việc. Tức là tạo ra ranh giới để bạn tập trung vào một việc và không sao nhãng sang việc khác. Nhiều khi việc “kiểm tra email một lát” hay “check Facebook tí thôi” cũng có thể tốn của bạn hàng tiếng đồng hồ.
• Đặt thời gian để hoàn thành một việc: thường thì chúng ra thất bại trong việc hoàn thành to-do-list bởi ta không kiểm soát được thời gian. Hãy nhở rằng, nhiều việc do ngoại cảnh sẽ không diễn ra theo đúng kế hoạch vì vậy hãy đặt thời gian cho từng việc sau đó linh hoạt điều chỉnh để không bị quá sức.
• Sử dụng đồng hồ bấm giờ: đặt các khoảng thời gian có thể 25 phút một để biết rằng khi bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này. Nếu hết giờ bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc, nhưng theo tôi nên nghỉ ngời một chút sau đó đặt lại đồng hồ và tiếp tục làm việc.
• Đừng làm nhiều việc một lúc: ý tưởng làm nhiều việc cùng lúc đúng là một chuyện không tưởng. Trừ khi đó là vừa chạy vừa nghe nhạc hay nhai kẹo cao su. Bạn không thể tập trung vào nhiều hơn một việc trong một khoảng thời gian, bạn sẽ mất ít thời gian hơn khi tập trung vào một nhiệm vụ, khi hoàn thành thì chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
• Giữ tâm trạng vui vẻ: nghỉ ngơi là rất quan trọng. Nếu bạn sắp xếp một ngày toàn làm việc là làm việc mà không có nghỉ ngơi bạn sẽ “nổ tung”. Đọc một vài trang sách, xem TV (một chút thôi), massage, vươn vai hay vài động tác thể dục, làm bất cứ cái gì bạn cảm thấy thoải mái để tái tạo năng lượng.
3. Bắt đầu một ngày sớm hơn

Tôi vừa đọc xong cuốn “Phép màu lúc 5h sáng” của Jeff Sanders và “Phép màu buổi sáng” của Hal Elrod, cả hai đều ủng hộ việc thức dậy vào 5h sáng.
Tôi không phải là người thức dậy sớm, ý tưởng thức dậy lúc 5h sáng khiến tôi e ngại. Tuy nhiên, tôi đã dậy sớm hơn bình thường và kết quả là tôi làm được nhiều việc hơn.
Điều kỳ lạ là tôi hoàn thành xong sớm hơn và cũng làm được nhiều việc hơn. Nếu bạn không thể thức dậy lúc 5h sáng thì hãy đặt đồng hồ dậy sớm hơn bình thường một chút.
Tôi không hẳn khuyên bạn nên dậy lúc 5h mà khuyên bạn nên từ từ dậy sớm hơn bình thường một chút, nếu bạn thường dậy lúc 10h sáng thì đặt báo thức lúc 7 hay 8h là ổn.

4. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Mục đích của sử dụng các công cụ hỗ trợ làm cho nhiệm vụ của bạn dễ dàng hơn. Đặc biệt là các nhiệm vụ liên quan công nghệ, kỹ thuật số. Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi sử dụng các ứng dụng tự động như gửi mail tự động theo lịch. Bạn có thể tìm hiểu các công cụ hỗ trợ ở mục Công cụ nhé!

Ban đầu bạn sẽ mất thời gian để tìm hiểu cách dùng ứng dụng này nhưng sau đó nó sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn rất nhiều.

5. Giao việc cho người khác

Tôi sử dụng phương pháp Eishenhower Box để quyết định nên giao việc gì cho người khác. Nếu công việc không thực sự cần đến sự có mặt của tôi thì tôi sẽ để người khác làm thay. Điều này giúp tôi có thời gian để làm các dự án khác và nghỉ ngơi nhiều hơn.
Thời gian mỗi người có hạn. Chúng ta dành 8 tiếng để làm việc, 8 tiếng để ngủ, 3 tiếng để chờ đợi và di chuyển, 2 tiếng để ăn uống, tắm rửa. Vậy nên, nếu không sống gấp và sâu, đời sẽ còn chi ý vị?